Het kiezen van een web-to-print systeem: technologie is lastige sluitpost

Binnenkort in GW

Het speelveld van web-to-print systemen is momenteel nog erg groot. In de loop van de komende jaren is de verwachting dat slechst een handvol wereldspelers zullen overblijven. Tot die tijd moet elke ondernemer vooral met eigen ontwikkelde kennis en kunde aan de slag om het functionele ontwerp te maken.

Het maken van een raamplan voor een web-to-print oplossing gaat verder dan het kiezen van een stuk technologie. Demo’s die tot de verbeelding spreken, mogen dan wel aantrekkelijk zijn, maar garanderen op geen enkele wijze een sluitende integratie met de bestaande processen, methoden en middelen, die al in de bedrijven aanwezig zijn.
Natuurlijk is web-to-print te benaderen van de technische mogelijkheden. Het bekijken van het front-end – dus het stuk dat door de gebruiker wordt bediend – is eigenlijk heel logisch. Juist daar krijg je zicht op de doorgaans creatieve- en productiemogelijkheden van een dergelijk systeem.
De nu in de markt aanwezige systemen zijn niet zo heel duidelijk te onderscheiden in enerzijds creatie/productie systemen en anderzijds adminstratie/workflow systemen. De mix van beide principes is doorgaans een zoekplaatje, waarbij van de koper uit ook verschillende disciplines bij aanwezig moeten zijn.

Bedrijfsprocessen
In zijn volle omvang beïnvloedt web-to-print alle bedrijfsprocessen en dus ook de mensen die op verschillende afdelingen verschillende functies bekleden. Web-to-print is eigenlijk al een redelijke oud principe, de doorbraak lijkt echter nu pas te gaan plaatsvinden, door de druk op doorlooptijden. Nu vrijwel alle technologie in het creatieve- en productieproces geen bottlenecks meer kent, lijkt de aanval op de wachttijden in de doorloop van een mediaproduct te zijn geopend, vooral ook onder invloed van de opdrachtgevers.
Concurrentie tussen bedrijven zal zich dus niet (meer) gaan afspelen op het heel goed kunnen verwerken van certified PDF, de toepassing van de juiste color management profielen of ISO genormeerd te kunnen drukken/printen. Snelheid in de doorlooptijd en het wegnemen van ruis in de communicatie, dus als het ware het ‘ontstressen’ van het media traject van opdrachtgevers, staan voorop.

Het is dus bepalend in hoeverre de processen nauw op elkaar aansluiten tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. Als een web-to-print systeem een goede ‘fit’ biedt tussen de doelstellingen van de ‘verzender’ en het moment van ‘time-to-market’, dan is er voor beide partijen op basis van nieuwe kosten- en verdienmodellen goed geld te verdienen.
De complexiteit zit in het geheel aan applicaties, welke al dan niet in geïntegreerde vorm in één systeem worden aangeboden. Het is natuurlijk makkelijk om te zeggen dat de verschillende componenten allemaal XML ‘praten’, waardoor koppelingen geen probleem zijn, maar de praktijk leert dat interfacing nog altijd één van de minst voorspelbare trajecten is in zowel tijd als kosten.

Ook is de koppeling richting bestaande systemen aan beide zijden van het spel bepalend voor het succes. Bij de opdrachtnemer is een koppeling aan het bestaande customer relation management (CRM) systeem noodzakelijk voor de verwerking van zowel nieuwe mogelijk opdrachtgevers als het beheer van bestaande klanten, alsmede een authorisatie systeem voor het al dan niet mogen doen van bestellingen. Een koppeling met het management informatie systeem (MIS) is verder noodzakelijk voor de afhandeling van offertes, orders en facturen. Koppelingen met media asset management systemen (MAM), content management- en workflow management systemen (CMS en WFM) zijn noodzakelijk om het gehele proces qua productie volledig geautomatiseerd te kunnen laten functioneren. Een dergelijke hoeveelheid functionaliteit aan elkaar knopen, is dus niet te vergelijken met even een demo’tje krijgen van een visitekaartjes machine. Daarbij moet echter wel de nuance worden aangebracht dat visitekaartjes er in vele maten en uitvoeringen zijn en dat web-to-print oplossingen die zich puur richten op dit segment wel degelijk rendabel kunnen worden ingezet.

Aan de kant van de opdrachtgever is een doordachte koppeling vaak nog lastiger. Inkoopsystemen zijn natuurlijk niet alleen gericht op de inkoop van media. Bij de kleinere MKB’er zal een webinterface, die de look&feel heeft van dat bedrijf zelf vaak al voldoende zijn, om met eigen identiteit met de opdrachtnemer te kunnen communiceren. Grote ondernemingen willen een koppeling met hun eigen, doorgaans grotere Enterprise Resource Planning (ERP) omgevingen. Dat ook die systemen XML praten, is vaak niet een garantie tot een snelle en soepel werkende koppeling.

Eenvoudig maar modulair
Eenvoudig beginnen is een stap die het overwegen waard is, maar ook hier niet te snel zoeken naar systemen. Een uitgebreid marktonderzoek is noodzakelijk om de gewenste functionaliteit in kaart te brengen. Het vernieuwend marketing denken, in de webwereld bestempeld als ‘2.0’ denken, dringt langzaam maar zeker ook in de grafische branche door. Nieuwe verdienmodellen vormen de basis voor een succesvolle introductie van web-to-print. Software As A Sevice (SAAS) gaat uit van totaal andere commerciël- en financiële wetmatigheden in vergelijking tot ‘uurtje-factuurtje’. Ook de overeenkomst zelf moet inhoudelijk goed worden omschrven in een zogenaamde Service Level Agreement (SLA), bepaald geen opgave voor de gmiddelde drukwerk verkoper en dus ook niet voor de drukwerkinkoper. De kwaliteit van de menselijke communicatie moet dus omhoog om het communiceren op meer operationele niveaus te kunnen elimineren. Het is dus een misvatting dat web-to-print zou zorgen voor het verdwijnen van de onderlinge vertrouwens-communicatie tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. Juist het omgkeerde is waar, de communicatie komt op een hoger plan, tussen beter opgeleide mensen met meer onderling inzicht in elkaars processen.

Een integrale aanpak van verkoop, binnendienst en productie moet de basis vormen voor een gedegen stuk project management, met een duidelijke rollenverdeling, planning in tijd en kosten. En dat is niet eenvoudig. Voor vooral kleinere bedrijven zijn dit soort trajecten bijna niet te doen en wordt vaak een keuze gemaakt voor een doorgaans kleinere op de techniek gerichte ‘oplossing’. Grotere ondernemingen met complexe CRM/MIS omgevingen hebben echter vaak de neiging te lang in de projectmanagement fase te blijven hangen.

Opdrachtgevers
De noodzaak tot web-to-print is nooit een technische. Bij opdrachtgevers staan de bestedingen voor media uitingen onder druk. De invloed van het web als medium is enorm. Juist in die hectische 2.0 omgeving staan advertentie-, business-, communicatie- en distributiemodellen sterk onder druk. Mensen, markten, methoden en middelen worden onder invloed van het web volledig anders ingezet. Er moet dus gestuurd worden op heel veel parameters. En dat is niet eenvoudig. De druk op het medium papier speelt daarbij een sterke rol. Papier neemt in absolute zin niet af, maar wel sterk in relatieve zin ten opzichte van digitaal gedistribueerde media. Die trend neigt tot negatief denken over het medium papier. Snelheid verhogen, beschikbaarheid garanderen, variabele dataprinting en webontsluiting zijn de gereedschappen om het medium papier ook in een 2.0 omgeving te laten voortbestaan. Het web dus zelf gaan inzetten als productie- en worfklow gereedschap. Dat is dus ook 2.0 denken, als er tenminste niet te snel gedacht wordt in techniek. Dat is en blijft een lastige sluitpost, maar meer dan dat ook niet.