MIS, DAM en WFM: niet altijd een gelukkig ‘huwelijk’
Er wordt wat af-geëxperimenteerd met de combinatie Management Informatie Systemen, Digital Asset Management en Workflow Management. Een gelukkig ‘huwelijk’ tussen de drie komt zelden voor.
Veel van de ‘off-the-shelf’ oplossingen doen over het algemeen voor 80% hun werk naar behoren. Met die 20% aan beperkingen kunnen de meeste ondernemingen wel leven. Wat slimme workarounds of wat kleine aanpassingen in werkmethoden doen die 20% al gauw vergeten.
Anders wordt het wanneer verschillende systemen met elkaar moeten gaan samenwerken. Wat dan is het ene systeem niet kan is dan vaak juist een beperking voor het effectief kunnen gebruiken van het andere systeem. Die drie keer 20% wordt dan ineens 60% en dus een aanslag op de efficiency van het geheel.
Meestal worden MIS, DAM en WFM niet in één keer aangeschaft. Ook worden de systemen met totaal verschillende percepties aangeschaft, vanuit totaal verschillende bedrijfsonderdelen. JDF wordt dan vaak genoemd als de sleutel tot onderlinge uitwisselbaarheid van verschillende workflows en met XMP kan meta data worden uitgewisseld. Vaak mooie kreten, die in de praktijk nogal wat inspanningen vergen.
Een andere fout is de gedachte dat alleen grote systemen in staat zouden zijn alle mogelijke uitdagingen goed aan te kunnen. Vaak wordt ‘small-is-beautiful’ vergeten. In aanvang is het juist goed om te experimenteren met kleine en dus vaak goedkope desktop en/of webgebaseerde oplossingen. Ja, het is een zoekplaatje en biedt ook niet meteen die 80% waarnaar de bedrijven op zoek zijn.
Maar die aanpaak leert de onderneming te denken in het doen van gedegen vooronderzoek en het maken van een totaal functioneel ontwerp voor het geheel.
Zelden worden leveranciers en ontwikkelaars van ‘off-the-shelf’ oplossingen geconfronteerd met een gedegen functioneel ontwerp. Het te brede verhaal van de welwillende verkoper overrompelt de toehoorder en het is dan al gauw goed na een demo-tje van een half uur, waarin niet of nauwelijks aandacht is voor de media producties die in uw bedrijf moeten worden gerealiseerd.