JDF is vooral bewustwording
Binnenkort in TVM
De invoering van standaarden vergt veel tijd, heel veel tijd. In de verschillende media sectoren heeft de grafische branche reeds meerdere malen aan de wieg gestaan van complexe processen om tot die standaarden te komen. PDF en ISO genormeerd color management en drukken/printen hebben deze trajecten reeds doorlopen. Nu is het de beurt aan JDF.
JDF staat voor Job Definition Format en kent middels een aantal andere drie-letterige afkortingen een redelijke lange historie die aanvankelijk begon bij systeem leveranciers in het hi-end segment van de grafische branche. Juist omdat JDF vanaf die hardware en software kant begon, heeft JDF een soortgelijk gevoel opgewekt als PDF. PDF heeft als standaard bestands uitwisselingsformat vooral zijn ontwikkelingen doorgemaakt vanuit puur technische invalshoek. Al in 1989 werden de eerste ontwikkelingen in gang gezet naast het toen als standaard bestempelde PostScript als pagina beschrijvingstaal. Dat PDF een hele andere technologie zou worden, realiseerde slechts weinigen zich. De opbouw en structuur van PDF ten opzichte van PostScript verschillen in feite zoveel, dat elke vergelijking vrijwel meteen mank gaat. Maar voor de eindgebruiker deden die pure technologische verschillen er niet zo heel erg veel toe. Het was vooral een goed toepasbare technologie, die in de loop der jaaren aanzienlijk is verbeterd in vrijwel alle opzichten.
JDF lijkt voor een grote meerderheid dezelfde weg te bewandelen. De oppervlakkige waarnemer ziet het als gereedschap om processen aan elkaar te knopen. Een draadje tussen verschillende componenten in een workflow. Ook wordt dan nog wel begrepen dat dat verschillende workflows kunnen zijn. Dus als management informatie systemen data willen en/of kunnen uitwisselen met productie eenheden, is ook dat doorgaans goed voorstelbaar.
Dat voorstellingsvermorgen heeft vooral de afgelopen jaren gezorgd voor een technologie benadering, want juist daarmee is het gemiddelde grafische bedrijf goed te bereiken. Inmiddels keert die benadering zich tegen de werkelijkheid. In de afgelopen jaren heeft JDF in werkelijk praktische zin net iets te weinig van zichzelf laten zien om tot de verbeelding te spreken.
Inmiddels lijkt de tijd rijp voor verandering van inzichten. Eindelijk komt het besef dat JDF niet gaat over technologie, maar over beheer van methoden, mensen en middelen. De bedrijfsprocessen centraal en dus niet de toe te passen technologie. Hoe komt het nu dat we nu ineens zo anders gaan denken over JDF? Daar zijn verschillende oorzaken voor. Ten eerste verandert langzaam maar zeker de gehele mediaketen. Er is een duidelijke trend waarneembaar naar meer ketenintegratie over de muren van het eigen bedrijf heen. Dat gebeurt met heel veel web gebaseerde applicaties, waarin dus werkelijke samenwerking tussen partijen op eenvoudige manier kan worden gerealiseerd. Grappig genoeg zijn dit soort applicaties pas ontwikkeld lang nadat JDF zijn eerste stapjes in zijn ontwikkeling zette. In verschillende segmenten is nu te zien dat JDF zijn weg juist vindt in web gebaseerde applicaties, omdat juist dan sprake is van een geïntegreerde all-in-one oplossing, waarbinnen JDF zich makkelijk laat meevoeren in de verschillende uit te voeren stapjes van het hele proces. Praktisch gezien zijn dat bijvoorbeeld toepassingen op het gebied van digital printing waarin JDF in één apparaat geïntegreerd is opgenomen met een door klanten te gebruiken web applicatie voor het plaatsen van orders en het uploaden van PDF bestanden.
Ten tweede worden bedrijven zich meer bewust van diverse directe- en indirecte kosten die langs conventionele weg niet of nauwelijks meer te verlagen zijn. Alleen door ingrijpen in de keten kan op verschillende plaatsen meer efficiency worden behaald, met dus voordelen voor alle spelers in de keten. Dit wordt vooral veroorzaakt dat in steeds grotere mate grotere contracten tussen partijen worden afgesloten, waarbij kosten en opbrengsten steeds helderder worden in vergelijking tot de cumulatieve verwerking van losse ordertjes.
Kortom de noodzaak tot integraal beheer van de kosten door de hele keten heen wordt gelukkig steeds vaker en steeds beter gevoeld. En juist daar kan JDF een hulpmiddel zijn om efficiency verbeteringen te implementeren. Het begint dus niet met de JDF technologie in de aanwezige systemen, maar het begint bij het in kaart brengen van ketenprocessen en de mogelijkheden hierin hogere opbrengsten te realiseren. JDF moet dus al helemaal niet gaan over hetgeen de implementatie kost, maar vooral over hetgeen het door de keten heen kan opleveren. Juist daardoor moet het onderzoek daar beginnen. Business modellen, cases uitwerken, analyses van de huidige situatie in de keten, het maken van een functioneel ontwerp, zijn zomaar een paar stappen die nog helemaal niets met de pure JDF technologie te maken hebben.
In ons land is de belangstelling voor JDF aanvankelijk langzaam op gang gekomen. De hoeveelheid energie die bedrijven stoppen in interne proces optimalisatie is begrijpelijk. Een waterdichte PDF workflow met een daaraan gekoppeld ISO genormeerd uitvoerproces is bepaald geen eenvoudige opgave. Maar deze opgave ligt wel volledig op het operationele terrein van de onderneming zelf. Weinig directieleden die zich hier echt inhoudelijk druk over maken. Dat is het werkterrein van de technici, vaak intern aanwezig of indien nodig van buitenaf ingehuurd.
JDF heeft alles te maken met de strategie van de onderneming in het keten denken, of zoals Richard van Hoorn in zijn JDF rapport schrijft: ‘de genetwerkte organisatie’. In zijn onderzoek omschrijft hij door middel van aansprekende cases de wijze waarop bedrijven in een keten tegen het fenomeen JDF aan moeten kijken. Het is opvallend dat hij één van de weinige adviseurs in dit landschap is, die zich vrijwel helemaal ontdoet van de hard- en software die het mogelijk moeten maken. Met zijn bedrijfseconomische achtergrond triggert hij vooral directieleden, bedrijfsleiders en account managers. Zijn studie naar JDF heeft niets anders gedaan dan het bewust wordings proces te verplaatsen van techniek naar business cases. En dat is een goede ontwikkeling. Want juist daar begint door de veranderende visie van de gehele keten het onderzoek naar de mogelijkheden van JDF.
Pas daarna begint het maken van een functioneel ontwerp. En ook daarbij wordt nog helemaal niet gekeken naar de draadjes en de bits en bytes die in JDF-taal heen en weer gestuurd moeten worden. Het functioneel ontwerp is een blauwdruk van de genetwerkte organisatie en zegt heel veel over de details van alle workflows binnen een genetwerkte organisatie. Pas in de laatste fase komen het technisch ontwerp en het bouwen aan de orde. Ja, en dan is het tijd voor technologie. Niet eerder.
CMBO organiseert binnenkort een reeks praktische JDF implementatie workshops waarin bovenstaande visie door Richard van Hoorn en Peter Luit uiteen zal worden gezet. Richard zal daarbij vooral ingaan op alle mogelijke aspecten rondom business cases met daarbij praktische rekenvoorbeelden. Peter Luit zal een concept bouwplan voor het functioneel ontwerp behandelen. Kijk voor meer informatie op http://www.cmbo.nl.