JDF en MIS: moeilijk voorspelbare trajecten

Het knooppunt van JDF en MIS is niet zonder risico’s. MIS producten zijn weliswaar al heel wat concreter in omvang en functionaliteit te definiëren, een JDF implementatie vanuit MIS richting de verschillende productie eenheden in een keten is doorgaans wat minder voorspelbaar.

JDF gaat een enorme verbetering betekenen in de workflow van grafimedia producties. Dat is zeker, alleen zijn de trajecten niet makkelijk te voorspellen, er wordt veelal vaak te snel gekeken naar de techniek en minder naar de organisatie.

Een JDF/MIS integratie vereist een gedegen vooronderzoek. De gegevens van dat voorzonderzoek worden nogal eens bijgesteld omdat in de loop van de tijd tijdens de implementatie, doelen vaak worden bijgesteld door gebrek aan kwaliteit van het vooronderzoek. JDF is ook bij de ontwikkelaars van zowel MIS software als hardware fabrikanten een ‘moving’ target. En dat onder controle houden voor wat betreft de kosten is een behoorlijke klus.

MIS
Laten we eens beginnen met de definities van een management informatie systeem. Op basis van mijn eigen ervaringen, zouden minimaal de volgende functies aanwezig moeten zijn:

• Relatiebeheer systeem. Dit kan relatief eenvoudig, maar leveranciers van aparte (naast MIS omgevingen functionerende) CRM (Customer Relations Management) systemen kunnen omtrent deze functionaliteit nogal wat extra’s bouwen. Belangrijk is dus te weten wat men nu verwacht van relatiebeheer. Primair zijn natuurlijk de basisgegevens van relaties minimaal noodzakelijk. Koppelingen met de financiële bewegingen van relaties zijn doorgaans aanwezig in MIS omgevingen, zodat statistieken gemaakt kunnen worden. Koppelingen met e-mail servers zijn doorgaans gekoppeld aan de offerte- en order modules, zodat communicatie met relaties kan worden vereenvoudigd.

• Producten/diensten/projecten database. Dit is een cruciale functie. Een dergelijke database kan alleen goed worden ingericht als ook daadwerkelijk alle producten, diensten en mogelijke projecten met kosten en opbrengsten bekend zijn en goed onderhouden kunnen worden. Vaak ontbreekt het al aan een goede kostprijs calculatie van afzonderlijke eenheden alvorens men aan een MIS implementatie begint. Een JDF koppeling om dan tot integrale automatisering te komen, is dan al op voorhand zinloos.

• Offerte module. Hier worden primair de relaties met de producten verbonden op basis van binnenkomende offerte verzoeken. Dat kan on-line via een webmodules die aan het MIS is gekoppeld. Juist dan kan de efficiency van een dergelijk systeem zijn nut gaan bewijzen. Met een open en transparant producten- en dienstenprogramma kunnen (potentiële) opdrachtgevers zelf offerte aanvragen indienen. Het al dan niet geautomatiseerd antwoorden is vaak een punt van discussie bij traditioneel functionerende verkoop binnendienst afdelingen.

• Ordermodule. In feite inhoudelijk gezien op basis van de offerte module. Hier kunnen danwel offertes in status worden omgezet naar orders of orders direct (zonder tussenkomst van offerte) direct worden ingevoerd. Koppelingen met de producten database zorgen voor een juiste voorcalculatie.

• Project management. Ook deze module is weer crusiaal. Steeds vaker voeren (grafi)media bedrijven projecten van langere duur uit. Producten en diensten worden niet meer als aparte eenheden verkocht, maar samen in één project aangeboden. Een dergelijke aanpak vereist een goede analyse van hetgeen men ten eerste in de producten database kan en wil onderbrengen en ten tweede de aanpak van het project management. Primair is dat vooral het inrichten van de organisatie, secundair speelt de software een belangrijke rol als hulpmiddel. Binnen het project management zullen onder andere planning en tijd- en materialen registratie een grote rol spelen.

• Factureren. MIS omgevingen kunnen aan het ‘einde’ van het systeem naast factureren, ook een volledige boekhouding omvatten. Bij het ontbreken van dergelijke functies is minimaal een koppeling nodig richting bestaande boekhoud applicaties. Op voorhand lijkt altijd dan alles mogelijk te zijn, omdat de term XML wordt genoemd. Maar de praktijk leert dat het maken van interfaces tussen applicaties altijd de noidge extra tijd vergt. Het is met name hier heel belangrijke hoe facturen, deelfacturen, verzamelfacturen en credit nota’s zijn opgebouwd.

Bovenstaande aspecten zijn dus de minimale aandachtspunten voor het aanschaffen en implementeren van een MIS omgeving. Het aanbod is groot. De systemen zijn tegenwoordig veelal open qua architectuur en kunnen vaak in alle mogelijke vormen worden aangepast aan specifieke situaties (ook web based). Zo zijn dus ook generieke MIS omgevingen ‘om te bouwen’ voor (grafi)media toepassingen. Dit is vooral zinvol voor ondernemingen die ook op het gebied van producten- en dienstenverbreding buiten het gebruikelijke grafische kader gaan vallen. Want juist dan is een open project management benadering vaak zinvoller dan een dedicated ‘drukwerk informatie systeem’.

JDF
JDF is geen product, het is een op XML gebaseerde reeks van mogelijkheden om verschillende systemen met elkaar te laten communiceren. Juist de openheid rondom de communicatie mogelijkheden maakt JDF tot een complex, maar wel potentieel zeer rijk systeem aan mogelijkheden om de efficiency in grafimedia producties te optimaliseren. Er is veel van JDF te leren binnen vooral digital printing omgevingen, omdat juist hier heel veel oplossingen in-line allemaal met elkaar verbonden zijn.

Wat kan je binnen JDF bijvoorbeeld doen (hieronder slechts een paar mogelijkheden, het speelveld is enorm groot)

• prepress: na aanmaak van een order de filestructuur op de fileserver maken en automatisch de klantbestanden daarin onderbrengen en de planning/operators via e-mail op de hoogte brengen van een wachtende klus in een rij.
• press: complete aansturing van de pers voor wat betreft bijvoorbeeld kleurmanagement en inkt dosering, met terugkoppeling en bijsturing op basis van in-line metingen.
• afterpress: aansturing van afwerk apparatuur (snijden, vouwen, binden, hechten etc.), vooral veel toegepast in in-line oplossingen bij digital printing.

Voor bestaande apparatuur in een prepress, press en afterpress keten ligt dat aanzienlijk moeilijker. Het al dan niet aanwezig zijn van JDF mogelijkheden hangt van de ontwikkelaars af. Ten tweede is veel onderzoek noodzakelijk om vast te stellen wat nu wel en wat juist niet binnen de JDF keten opgenomen moet worden. Dat hangt sterk af van de wijze waarop het werk is georganiseerd, de aantallen werknemers binnen de verschillende onderdelen van de keten en de totale visie van het management ten aanzien van automatisering binnen de eigen keten en mogelijk ook daarbuiten.

Technisch gezien is er ook rondom de JDF communicatie nog heel veel te zeggen. Zo is het van belang om de richtingen waarbinnen gecommuniceerd kan worden, vast te stellen per functie in de keten. Naast JDF als ‘besturing’ bestaat JMF (Job Messenging Format) om ‘boodschappen’ heen en weer te sturen aan de hand van acties binnen de processen.

Vrijwel alle ontwikkelaars zijn volop bezig met JDF. Termen als JDF compatible of JDF compliant worden te pas en te onpas als marketing termen gebruikt om de markt niet te verliezen. De exacte status waarbinnen al die ontwikkelingen zich bevinden, is niet altijd even helder.

MIS JDF integratie
Zondermeer een complex traject. Een stappenplan is op voorhand niet of nauwelijks op generieke wijze te maken. JDF is niet één product in de lijn van ‘one size fits all’. Het is een maatpak binnen een standaard. Omdat er ook in bepaalde situaties veel partijen bij een dergelijk traject betrokken kunnen zijn, is op voorhand veel onderling vertrouwen nodig. Pas dan kunnen onderzoeken starten en kan enigzins worden berekend wat een dergelijk traject aan investeringen gaat vergen en welke opbrengsten mogelijk zouden kunnen zijn. Een MIS JDF integratie is op voorhand eerst een bedrijsf economisch- en organisatorisch vraagstuk, pas veel later is het de beurt aan de technologie.

Financieel
MIS/JDF integratie trajecten laten zich moeilijk voorspelbaar calculeren. Berekeningen zijn veelal gebaseerd op vele veronderstellingen, die lang niet in alle gevallen opgaan. Beter is het om een voortschreidend research & development budget uit te zetten voor minsten 2 jaar en daarbinnen doelen en resultaten voortdurend op elkaar af te stemmen.
Alleen op basis van een goed stuk onderbouwd project management is grip te krijgen op de afzondelijke fasen. Een getal voor het geheel is veelal gebaseerd op speculaties. Begin eerst met een goed vooronderzoek, daarvan zijn de kosten te overzien. Vraag pas hulp in van consultants op het moment dat geen eenduidigheid over de te wensen functionaliteit wordt bereikt of er sprake is van ontbrekende kennis.

Door: Peter Luit