Volledig automatiseren van MailChimp nieuwsbrief is nauwkeurig klusje

Enige tijd geleden schreef ik een bericht over het combineren van WordPress categorieën en MailChimp groepen. In mijn zoektocht door MailChimp vond ik slechts één manier om de gehele workflow vanaf WordPress berichten tot en met op maat gemaakte nieuwsbrieven te automatiseren. Ik deel hier graag mijn ervaringen.

• Support geweldig via online chat
• Alleen ‘RSS – to – email’ is volledig te automatiseren
• Plug-in AutoChimp kan direct vanuit WordPress een – onafhankelijke – campagne sturen (makkelijk voor stand-alone berichten tussendoor)

Ten eerste is de user-interface van MailChimp best even wennen. Het zit allemaal wel logisch in elkaar, maar de hoeveelheid mogelijkheden en support documenten is – zeker in het begin – nogal overweldigend. Een makkelijk overzicht met de mogelijke workflows is eigenlijk niet te vinden, wel veel verhalen en vooral veel toe te passen ’tags’ in nogal wat verschillende situaties.

Mijn doel was een volledig geautomatiseerde nieuwsbrief op basis van enerzijds interesse gebieden en anderzijds een te kiezen frequentie – dagelijks of wekelijks. In de geautomatiseerde versie (RSS – to – email) werkt de koppeling tussen WordPress categorieën en MailChimp groepen anders in vergelijking tot een handmatige campagne.

In de geautomatiseerde versie combineer je zelf al op voorhand de RSS feeds, die je vanuit de diverse combinatie wilt aanbieden. Met 4 keuzemogelijkheden (dus overeenkomstig 4 categorieën in WordPress) heb je dus al 2⁴ = 16 – 1 (niets telt niet mee) = 15 mogelijkheden. Als je de gebruiker wilt laten kiezen tussen dagelijks en wekelijks, worden dat dus 30 campagnes, die je op voorhand moet gaan aanmaken. Kies hiervoor logische benamingen.

stap 1

Voor het combineren van feeds kan je in stap 1 gebruik maken van bijvoorbeeld ChimpFeedr of RSSMix, controleer of de samengstelde feed goed werkt. Vervolgens kies je het verzendmoment (dus als een abonnee mag kiezen, moet je deze handeling dus doen voor twee aparte campagnes met de zelfde feed).

stap 2

In stap 2 moet je de condities aangeven, welke segment uit je verzendlijst voldoet aan de voorwaarden om een nieuwsbrief te krijgen. Niet alleen de geldige keuze van 1 of meerdere uit 4 (one of) , maar ook de keuze die niet mee doen (none of). Als je een veld hebt gemaakt in je inschrijfformulier waarin de abonnee kan inschrijven voor dagelijkse of wekelijkse ontvangst dan is het hier de plaats om dat te controleren door [nieuwsbrief verzenden-is-wekelijks]. Vervolgens kies je dit segment te gebruiken, waarmee het aantal deelnemers welke aan die voorwaarden voldoen wordt getoond.

In stap 3 geef je de logische benaming aan voor de campagne en heb je de mogelijkheid een aantal standaard e-mail velden in te vullen.

In stap 4 maak je de keuze voor je layout en hetgeen je daarbinnen moet invoegen om de geautomatiseerde opmaak goed te laten functioneren. Het is doorgaans een zoektocht naar de juiste ’tags’ binnen MailChimp. Het staat wel netjes en overzichtelijk omschreven, maar – vooral in aanvang – wordt één en ander je – ondanks de humor van de bouwers – niet al te snel gevonden.

stap 4

RSSITEMS is het vertrekpunt van de opmaak, hierbinnen is al bekend welke feed moet worden gebruikt. TITLE, DATE en CONTENT zijn tags die zorgen voor de juist weergave van de inhoud. END:RSSITEMS sluit het geheel af. Het is verstandig de opmaak als basis template te bewaren voor alle andere campagnes.

In stap 5 wordt voor e-mail ontvangers die geen HTML kunnen ontvangen nog de mogelijkheid geboden een plain-tekst versie te bewerken. In stap 6 krijg je tenslote een overzicht van alle doorlopen stapjes, die groen gekleurd zijn, als ze goed zijn ingevoerd. Belangrijk is helemaal onderin het scherm de campagne te starten, de ‘save&exit’ button bovenin het scherm doet dat dus niet!

Let bij het geheel op de juiste tijd instellingen binnen zowel WordPress als MailChimp. Timing van het maken van artikelen versus de tijd waarop de campagne loopt, dienen natuurlijk bekend te zijn om de juiste berichten op tijd bij de ontvangers te krijgen.

Het is zeer belangrijk het geheel grondig te tesen, binnen MailChimp is een foutje snel gemaakt in vrijwel elke stap van het gehele proces. Het is met alle ’tags’ die worden aangeboden echter een zeer krachtig systeem voor makers van gepersonaliseerde maatwerk nieuwsbrieven.